CODICE ETICO E DI CONDOTTA
1 INQUADRAMENTO AZIENDALE
Ufficio Appalti S.r.l. (di seguito, la “Società”) opera nel settore della consulenza, del supporto
operativo e della formazione in materia di appalti pubblici, con un focus specifico sulla
gestione amministrativa, documentale e organizzativa delle procedure di gara. La Società
affianca operatori economici, studi professionali e strutture aziendali nella corretta
impostazione dei processi di partecipazione, nella predisposizione della documentazione
amministrativa e nella verifica di completezza e coerenza rispetto a disciplinari, criteri e
sub‑criteri, secondo un metodo tracciabile e orientato alla conformità.
Ufficio Appalti rifiuta approcci opportunistici o scorciatoie: non svolge attività di
intermediazione impropria, non promette risultati né aggiudicazioni e mantiene una
posizione di indipendenza e neutralità nei rapporti con le stazioni appaltanti. Il presente
Codice Etico e di Condotta formalizza e rende pubblici i principi che guidano il nostro
operato.
2 PRINCIPI GENERALI
2.1 AMBITO D’APPLICAZIONE
Il presente Codice è il documento che esprime i valori, i principi e le regole di
comportamento che la Società adotta nello svolgimento delle proprie attività e nei rapporti
con tutti i soggetti con cui interagisce (i “Destinatari”).
Sono Destinatari del Codice:
gli organi sociali, gli amministratori e i soggetti con funzioni di direzione o
coordinamento;
i dipendenti e i prestatori di lavoro, anche temporaneo;
i consulenti, collaboratori e professionisti che operano a qualunque titolo per conto
della Società;
i partner e i fornitori di beni e servizi;
ogni altro soggetto che possa agire in nome o nell’interesse della Società.
Il Codice promuove una cultura aziendale ispirata ai principi di legalità, trasparenza e
responsabilità, in coerenza con le finalità di prevenzione dei comportamenti illeciti
richiamate dal D.Lgs. 231/2001 (versione “231‑ready light”), senza costituire adozione
formale di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
L’adesione ai principi etici qui definiti è condizione essenziale per la collaborazione con la
Società: la violazione sistematica o grave del Codice può incidere sulla prosecuzione dei
rapporti contrattuali, nei limiti e con le modalità previste dalla legge e dagli accordi in
essere.
2.2 DIFFUSIONE DEL CODICE
La Società diffonde il Codice Etico e ne promuove la conoscenza affinché i Destinatari
possano comprenderne pienamente contenuti e implicazioni operative.
In particolare, il Codice è diffuso:
al personale interno, mediante consegna, disponibilità in formato digitale e momenti
informativi/formativi dedicati;
ai collaboratori esterni e consulenti, mediante trasmissione e richiesta di presa visione;
ai partner e ai terzi rilevanti, tramite pubblicazione sul sito aziendale o condivisione su
richiesta.
2.3 OBBLIGHI DEI DESTINATARI
Tutti i Destinatari sono tenuti a conoscere, rispettare e far rispettare, per quanto di
competenza, i principi del Codice, oltre alle procedure interne e alle regole operative
applicabili ai singoli incarichi.
In particolare, i Destinatari devono:
chiedere chiarimenti ai referenti aziendali in caso di dubbi sull’applicazione del Codice;
segnalare tempestivamente eventuali violazioni o tentativi di violazione;
collaborare alle verifiche interne, ove richiesto;
informare, quando opportuno, i terzi con cui interagiscono dell’esistenza del Codice e
degli impegni che comporta.
I responsabili di funzione e i coordinatori, inoltre, devono:
agire come esempio, promuovendo comportamenti coerenti con il Codice;
ribadire che il rispetto del Codice è parte essenziale della prestazione professionale;
prevenire e gestire situazioni di rischio, conflitto di interesse o criticità;
garantire un clima di lavoro rispettoso e vietare ritorsioni verso chi segnala in buona
fede;
adottare, quando necessario, misure correttive immediate e proporzionate.
2.4 VIOLAZIONI DEL CODICE
La violazione del Codice può comportare conseguenze proporzionate alla gravità del
comportamento e alla natura del rapporto con la Società.
Per i dipendenti, le violazioni saranno gestite nel rispetto della normativa applicabile e del
CCNL di riferimento. Per collaboratori, consulenti e terzi, le violazioni potranno
determinare la sospensione, la risoluzione o il mancato rinnovo del rapporto, fatti salvi
eventuali profili di responsabilità di legge.
La Società tutela, nei limiti consentiti, la riservatezza delle segnalazioni effettuate in buona
fede e non ammette ritorsioni. Segnalazioni false, strumentali o in mala fede costituiscono a
loro volta violazione del Codice.
2.5 MISSIONE E VALORI DI UFFICIO APPALTI S.R.L.
La missione della Società è:
supportare le imprese nella partecipazione alle procedure di gara attraverso metodo,
rigore documentale e conformità;
contribuire a innalzare gli standard professionali del settore, promuovendo legalità e
trasparenza;
creare valore per i clienti mediante organizzazione, prevenzione degli errori e controllo
di completezza della documentazione;
valorizzare le persone, la competenza e la crescita continua;
costruire relazioni solide e leali con partner e stakeholder.
I valori guida della Società sono:
integrità e responsabilità;
lealtà e rigore professionale;
trasparenza e tracciabilità;
competenza e aggiornamento continuo;
riservatezza;
lavoro di squadra e spirito di servizio.
3 PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
La Società, nel perseguire i propri principi etici, si impegna a:
gestire i rapporti professionali in conformità a leggi e regolamenti vigenti;
agire con rispetto reciproco e correttezza, evitando linguaggi o comportamenti
inappropriati;
non utilizzare risorse e beni aziendali per finalità personali o non autorizzate;
non assumere decisioni basate su interessi personali o vantaggi indebiti;
contribuire alla diffusione di una cultura della legalità nel settore degli appalti pubblici.
Legalità
La legalità è principio fondante di ogni attività. La Società non giustifica comportamenti
contrari alla legge, anche se finalizzati a un presunto interesse aziendale o del cliente.
Ufficio Appalti rifiuta incarichi che implichino pratiche elusive o irregolari e adotta un
approccio orientato alla conformità e alla tracciabilità.
Lealtà e correttezza
La Società opera con lealtà verso clienti, concorrenti e mercato. Sono condannati
comportamenti ingannevoli, denigratori o idonei a turbare la libera concorrenza. Promesse
di risultato, garanzie di aggiudicazione o rappresentazioni fuorvianti sono vietate.
Dignità e rispetto
La Società contrasta ogni forma di discriminazione, molestia o comportamento lesivo della
dignità. Promuove un ambiente di lavoro inclusivo e vieta qualunque ritorsione nei
confronti di chi segnali, in buona fede, comportamenti non conformi.
Qualità del servizio
La qualità è misurata nella solidità del metodo, nella precisione documentale, nella
chiarezza delle comunicazioni e nella capacità di prevenire errori e omissioni. La qualità del
servizio non coincide con l’esito della procedura di gara, che dipende da fattori esterni.
Valorizzazione delle risorse umane
Le persone sono un asset strategico. La Società promuove merito, collaborazione e crescita
professionale, favorendo la condivisione della conoscenza e il miglioramento continuo.
Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro
La Società tutela la salute e la sicurezza di dipendenti e collaboratori nel rispetto della
normativa vigente, con attenzione anche al benessere organizzativo.
Ordine, pulizia e decoro degli ambienti di lavoro
L’ordine e la pulizia non rappresentano meri aspetti formali, ma riflettono il metodo, il
rigore e l’affidabilità che Ufficio Appalti richiede nello svolgimento delle proprie attività
professionali, in particolare nella gestione documentale, nei rapporti con i clienti e nei
confronti di terzi.
Comportamenti negligenti, trascurati o reiteratamente non conformi, che compromettano il
decoro, la sicurezza, l’efficienza operativa o il clima di lavoro, sono considerati contrari ai
principi di diligenza, responsabilità e rispetto sanciti dal presente Codice e possono
costituire violazione dello stesso.
Ogni dipendente, collaboratore o soggetto che operi per conto della Società è tenuto a
mantenere gli spazi di lavoro, le postazioni, le attrezzature, gli archivi fisici e digitali in
condizioni di ordine, cura e funzionalità, nel rispetto delle persone, delle attività svolte e
dell’immagine aziendale.
La Società considera l’ordine, la pulizia e il decoro degli ambienti di lavoro elementi
essenziali del comportamento professionale e parte integrante degli obblighi etici di ciascun
Destinatario.
Partecipazione e reciprocità
La Società valorizza osservazioni e suggerimenti di clienti, collaboratori e stakeholder come
strumenti di miglioramento. La condivisione dei principi del Codice è requisito essenziale
per relazioni professionali solide e durature.
4 PRINCIPI SPECIFICI DI COMPORTAMENTO
Di seguito sono indicati principi specifici riferiti a categorie di Destinatari e a particolari
relazioni della Società. Essi integrano i principi generali e si applicano tenendo conto della
natura dell’incarico e delle responsabilità attribuite.
4.1 NELLE RELAZIONI CON I DIPENDENTI
L’osservanza del Codice è parte essenziale delle obbligazioni professionali. La Società
applica criteri di selezione trasparenti e imparziali, assicura condizioni di lavoro fondate
sulla dignità della persona e promuove un clima interno improntato a rispetto,
collaborazione e chiarezza comunicativa.
I dipendenti sono tenuti a segnalare tempestivamente eventuali violazioni o tentativi di
violazione del Codice. La Società tutela la riservatezza delle segnalazioni effettuate in buona
fede e vieta qualsiasi ritorsione.
4.1.1 FORMAZIONE
La Società investe nella formazione continua di dipendenti e collaboratori, con focus su:
normativa e prassi degli appalti pubblici, metodologie operative, qualità documentale,
gestione delle scadenze, riservatezza e sicurezza delle informazioni.
4.1.2 TUTELA DEL PATRIMONIO AZIENDALE
Il patrimonio aziendale comprende beni materiali e immateriali: strumenti di lavoro,
software, procedure, know-how, modelli documentali, database e informazioni. Ogni
dipendente e collaboratore deve utilizzarli esclusivamente per finalità professionali,
prevenendone uso improprio, divulgazione non autorizzata o deterioramento.
4.2 PROCEDIMENTI LEGALI
Qualsiasi iniziativa giudiziale o stragiudiziale è autorizzata dalla Direzione o dagli organi
competenti della Società. È vietato indurre chiunque a rendere dichiarazioni false o reticenti
verso Autorità giudiziarie o amministrative. La Società collabora con le Autorità nel rispetto
dei propri diritti e degli obblighi di legge.
4.3 RAPPORTI CON I FORNITORI DI PRODOTTI E SERVIZI
La gestione dei fornitori (es. servizi informatici, formazione, consulenze specialistiche,
strumenti software) è improntata a imparzialità, concorrenza, qualità e tracciabilità.
Nella selezione e gestione dei fornitori, la Società:
evita conflitti di interesse e pressioni indebite;
valuta le offerte con criteri oggettivi (qualità, affidabilità, compliance, sostenibilità
economica);
richiede, ove necessario, standard minimi di riservatezza e sicurezza;
rifiuta pratiche che possano compromettere la reputazione aziendale.
4.4 NELLE RELAZIONI CON I COMPETITORS
La Società opera nel rispetto della libera concorrenza e della proprietà intellettuale propria
e altrui. È vietata la riproduzione non autorizzata di materiali protetti (modelli, contenuti,
software, documentazione) e ogni condotta denigratoria o scorretta.
4.5 NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
Ufficio Appalti adotta un approccio trasparente e collaborativo, assicurando comunicazioni
chiare, complete e comprensibili.
In particolare, la Società:
definisce preventivamente perimetro, attività incluse/escluse e responsabilità;
non promette risultati e non presenta il proprio intervento come determinante
dell’aggiudicazione;
segnala carenze, incongruenze e rischi documentali rilevati;
tutela la riservatezza delle informazioni del cliente;
rifiuta richieste che comportino violazioni di legge o condotte non etiche.
Salvo specifico incarico, la Società non entra nel merito tecnico delle soluzioni proposte dal
cliente, né assume responsabilità per scelte progettuali o economiche di competenza del
cliente o di terzi.
4.6 NELLA GESTIONE E REDAZIONE DEI DOCUMENTI SOCIETARI E CONTABILI
La Società assicura una gestione amministrativa e contabile corretta, completa e
trasparente, nel rispetto delle norme civili e fiscali vigenti. Ogni operazione deve essere
autorizzata, verificabile, coerente e congrua. È vietata qualsiasi alterazione, omissione o
rappresentazione non veritiera di fatti aziendali.
4.7 NELLA TUTELA DI DATI E SISTEMI INFORMATICI
La Società tutela la riservatezza e la sicurezza delle informazioni e dei dati trattati, nel
rispetto della normativa vigente, inclusa la disciplina in materia di protezione dei dati
personali.
I Destinatari devono, in particolare:
trattare solo i dati necessari e pertinenti alle proprie funzioni;
conservare documenti e informazioni con misure adeguate a impedirne accessi non
autorizzati;
comunicare dati e documenti solo nei canali autorizzati e secondo procedure
concordate;
evitare qualsiasi pratica che possa compromettere l’integrità dei sistemi informatici
propri o di terzi.
4.8 RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI
La Società mantiene neutralità e indipendenza rispetto a partiti, movimenti politici e
organizzazioni sindacali. Non eroga contributi diretti o indiretti a tali soggetti, né a loro
rappresentanti o candidati, salvo quanto eventualmente previsto dalla legge e deliberato
secondo procedure aziendali tracciabili.